Bữa trưa: Đối với bữa tiệc tại khách sạn hay khu nghĩ sang trọng có thể sắp xếp một bữa ăn trưa tự chọn hay ăn ngoài trời, phục vụ riêng trong phòng nghĩ của khách hoặc chỉ đơn giản là ăn ngay tại phòng họp. Nếu bữa sáng là ăn tự chọn thì bữa ăn trưa có thể được phục vụ riêng để khách không cảm thấy nhàm chán

Buổi trưa dễ dàng lựa chọn thực đơn hơn vì món ăn được bày ra cho mọi người. Cần chọn kết cấu với các món ăn khác nhau, tùy khẩu vị của từng khách. Nếu bị hạn chế về thời gian, Nhà tổ chức có thể sắp xếp sẵn salad và món khai vị, phải thong báo trước thời gian cuộc họp kết thúc để nhân viên có thể phục vụ việc bày salad hay rót nước cho khách.

Những người phục vụ phải được hướng dẫn trước và biết cách giải quyết đối với những đồ uống do khách yêu cầu ngoài thực đơn bữa ăn trưa.

Nếu bữa ăn trưa ngoài trời cần chuẩn bị trước không gian trong mọi điều kiện của thời tiết khí hậu và phải có kế hoạch dự phòng. Dù có những biến động xấu của thời tiết, sự kiện ngoài trời vẫn được bảo đảm diễn ra tốt đẹp.

Cần chú ý là chọn địa điểm ăn ngoài trời sao cho không ảnh hưởng tới nơi ăn nghỉ thường ngày của khách, không ảnh hưởng tới phòng thực hiện các hoạt động sự kiện. Mặt khác ngoài những món ăn đặc trưng ngoài trời cần phục vụ các món ăn cho người ăn kiêng. Trong phiếu đăng ký nên chi tiết, đăng ký những yêu cầu đặc biệt về ăn, uống và dị ứng thực phẩm để bạn chuẩn bị thực đơn được tốt hơn. Phải nắm được bao nhiêu khách ăn kiêng, kiêng gì? Bao nhiêu khách dị ứng với hải sản. v.v…

Hãy cố gắng sắp xếp sao cho phục vụ ăn giữa các phòng khác nhau phải khác nhau. Tránh tình trạng phục vụ ăn giống nhau giữa các phòng cũng sẽ gây nên sự nhàm chán.

Giờ nghỉ giải lao: giờ nghỉ giải lao của hội nghị có thể rất vui vẻ. Có thể dung sữa hoặc bánh, kem hoặc hoa quả được phục vụ ở các quầy bar. Phải chú ý tới các mùa trong năm đồng thời xem xét trước xem giờ giải lao đó có trùng với giờ nghỉ của sự kiện nào khác trong khách sạn hay trung tâm họi nghị không?

Trích: PGS.TS.Lưu Văn Nghiêm